仕事上のミスは、ミスをしてしまった自分だけではなく、チームのメンバーや取引先にも迷惑をかけてしまうことがあります。特に新人スタッフや未経験のお仕事をはじめた方は、新しい職場で1度ミスをしてしまうと、「またミスをしてしまわないか」と不安になってしまう方もいるかもしれません。
今回は、ミスの防止策や万が一ミスをしてしまった場合の対応をご紹介します。
ミスを防止するためには？
人が対応する業務には必ずミスが付きものです。しかしだからと言って、いつも同じミスばかり繰り返していては、成長に繋がらなかったり、周囲に迷惑がかかってしまう場合もあるかもしれません。
ミスをしないためには、事前の対策や、ミスをしてしまった後の対策を意識することが大切です。
ミスを防ぐ方法には、「1.自身で対策を行うもの」と「2.環境や仕組みを整える方法」の2種類に大別されます。
1.自分自身でミスを防ぐ方法
- ミスした箇所のメモを取る
ミスをしてしまった箇所は、すぐにメモや手持ちのマニュアルに書き込むようにしましょう。メモやマニュアルに書き込むことにより、「前回この工程でミスをした」と作業に入る前に意識することができます。またメモすることにより、注意を払う工程として、自分の中で再認識することができます。 - ミスをした工程は時間を割いて丁寧・慎重に行う
以前にミスをしてしまった工程では、より一層の注意を払って作業を進めるように心掛けましょう。時間に追われながら作業を進めると、気持ちが焦り、再度同じミスをしてしまう可能性があります。
時間に余裕をもって丁寧な仕事ができるように、あらかじめスケジュール調整をしておくのも良いでしょう。 - 確認作業を行う
ミスが多い人の特徴に確認をせず、どんどん作業を進める人がいます。作業後の確認や、分からないことを上司・先輩に聞くなど、都度の確認を意識するだけでもミスを減らすことができるかもしれません。
2.環境や仕組みを整えてミスを防ぐ方法
- チェックの時間を作る
ミスが多い工程やミスが多発する職場では、作業をする人の他にその作業の仕上がりや進行具合をチェックする人を設定するのも1つの方法です。一見すると、作業チェック者の手間や時間が割かれ、生産性が落ちるように思われます。しかし全体的なミスが減ることで、職場の生産性や士気が上がり、結果として生産性向上につながることがあります。 - 収納や片付けの方法を統一する
同じ部品や使用した道具の収納場所がバラバラになっていませんか？職場に限らず自分のデスクでも同様です。収納場所や片付けの方法を統一することで、探し物や紛失が減ることがあります。結果として時間に余裕を持つことができ、本来その製品に必要ない部品が紛れ込むなどのミスを防止することができます。 - 同じ作業は、同じ手順で作業をするように統一する
同じ作業なのに、人によって作業手順が違う工程がある場合は、マニュアルを作成し、作業手順を統一するようにしましょう。作業手順がバラバラだと均一化された仕上がりにならなかったり、作業の時間にムラが生じてしまいます。結果として製品に不備が発見されるなどのミスに繋がることがあります。
ミスをしてしまった後は？
どんなに対策したり、仕組み化してもミスは、100％防ぐことが難しいと言われています。
事前にミスを防止することも大切ですが、ミスをしてしまった後の対応も重要です。職場でミスをしてしまった後はどのような対応をしたら良いのでしょうか。
- すぐに上司や責任者へ報告
ミスをした場合、そのミスを隠してしまいたくなることがあるかもしれません。しかし最初は小さなミスでも、報告や対処が遅れることで大きなトラブルに発展する場合があります。
犯したミスを迅速に対応するためにも、現状を把握し早急に上司や責任者へ報告するようにしてくださいね。 - 関係者に報告・謝罪
関係者に現状の報告と誠意ある謝罪をします。決して言い訳がましくならず、簡潔にかつミス内容が伝わるように報告をしましょう。 - 対応策・解決策を考え、ミスをフォローする
報告・謝罪のステップが完了した後、ミスへの対応・解決に動き出します。 - 関係者へ報告とお礼
ミスを無事フォローできた後は、上司や責任者、チームのメンバーへ改めて報告を行います。ミスのリカバリーを手伝ってくれたメンバーにはしっかりお礼を伝えることを忘れないようにしてくださいね。
ミスをした後は、早急に上司へ報告することが一番大切です。またミスの対処した後は、同じミスを繰り返さないように自分でも対策を考えることを意識しましょう。
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新しいお仕事を始めるとき、むずかしそうなお仕事だと続けられるかが不安ですよね。
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まとめ
仕事のミスで不安になります。ミスをしないためには？ミスをした後の対応は？
ミスをしないためには、事前の対応策が重要です。対応策には自分自身でミスを防止する方法と、環境や仕組みを整えて防止する方法があります。
職場環境や自分の仕事に合った対応策を取り入れることにより、ミスの防止に努めると良いでしょう。
しかしどんなに注意をしていても人が行う工程では、ミスの発生を100％防止することが難しいと言われています。そのため、万が一ミスをしてしまった場合は、トラブルが大きくならないように、速やかな対処が必要になります。
文中で紹介した手順に則って迅速に報告・対処・対応を行うようにしてくださいね。
多くの人は、ミスをしてしまうと次の仕事に対し、不安を感じてしまうもの。自分のスキルの向上や仕事への自信をつけるためにも、しっかりとミス・トラブルへの対策を行いながら仕事を進めていくようにしましょう。
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