皆さんはお仕事をする時、メモを常に取る習慣がついていますか?
メモを取ることの大切さは分かっているものの、下記のようにメモを上手に活用できていないという方は多いのではないでしょうか。
- 何をメモすれば良いか分からない…
- メモを見返しても、要点が分からない
- メモがどこかにいってしまう
- メモはするけれど、見返すことがない
今回はお仕事中のメモの重要性をお伝えします。「上手にメモを取ることができない」「メモを取る習慣がない」という方はぜひ参考にして下さいね。
メモの重要性
メモを取ることは大切と分かっていても、具体的になぜメモを取ることが大切なのか理解できていない方もるかと思います。まずはメモの重要性について理解を深めましょう。
- 教えてもらったことを忘れないようにする
メモを上手に取ることができれば、あとで読み返した時に多くの情報を思い出すことができます。そのため、何度も先輩や上司に同じことを聞くことがなくなり、自分も含めチーム全体の作業効率向上にも繋がることにもなるでしょう。 - 考えていることを整理する
頭の中で考えていることやアイデアなどをメモに書き留める事により、どんなことを考え、その考えをもとに何をしたいのかを可視化することが出来るようになります。考えが整理されることにより、次のするべきことが具体的に考えられるようになりますよ。 - やるべきことの整理・整頓ができる
メモをすることは、ただ単に教えてもらったことや頭の中に浮かんだアイデアを書き留めておくことだけではありません。メモの情報を整理することにより、今やるべきことの取捨選択ができます。そのため、作業を効率的に進めることができたり、不要な物事に時間が割かれることがなくなります。 - 相手の信頼を得ることができる
仕事中にメモを取るという姿勢は、教えてくれる相手に対し安心・信頼を与えることに繋がります。教えてもらったことをしっかりメモに書き留めることにより「仕事に熱心な人」「向上心がある人」という印象を与えることができるかもしれません。
メモを取る習慣がないという方は、まず、メモを取る重要性をしっかり理解することをおすすめします。
メモを取る目的・重要性を理解できれば、自然とメモを取る意識も芽生えてくるのではないでしょうか。
メモをする時のポイント
メモは取るけれど、「見返すと何を書いているのか分からない」「要点や大切なことが書かれていない」などメモを上手に活用しきれていない方も多いかと思います。
続けてメモをする時のポイントをご紹介します。ポイントをしっかり抑えるだけでグッと上手にメモを活用できるようになりますよ!
- メモする時は1つのメモ帳に書き留める
メモを活用できない人の中には、色々な紙にメモをし、無くしてしまうという方もいます。せっかく良いアイデアや教えてもらったことを上手にメモできていても、メモした紙を無くしてしまっては意味がありません。
メモを1つのノートに書き留めることで、時系列順にメモした日時を知ることができます。状況によって手元にメモが無く他の紙に書き留めた場合は、すぐに一元管理しているノートに書き写しておきましょう。 - 日付や題目を記載する
日付や何のメモなのかタイトルや題目を一緒に記載しておくことで、後でいつ・何のためにメモをしたのかすぐに分かります。メモを見返す時の時間短縮にもなりますよ。 - 色分けをする
メモを取ることに慣れてきたら色分けするのも良いでしょう。メモの重要なポイントや期限など色を使って明瞭にしておくと管理に役立ちますよ。ただし、たくさんの色を使いすぎてカラフルになってしまうと、かえって見えづらくなってしまいます。3色程度に色を限定し、情報を整理していきましょう。 - 後で書き込めるように余白を残す
メモを取る時には、後で思いついたことや追記したいことを書けるように余白を残しておくのがポイント。余白を上手に活用することでさらに自分の欲しい情報が詰まったメモ帳を作成することができますよ。
紹介したメモを取る時のポイントはどれも意識次第ですぐに取り組めるものです。いきなり全部は難しいかもしれませんが、自分ができそうなことから挑戦してみてくださいね。
一方でメモを上手に活用しきれない人は、見聞きした内容を全部書き留めようとしてしまいがち。教えてもらった内容全部を書き留めておこうとすると、メモを取ることに集中してしまうことに。結果として、話の要点を聞き逃してしまったり、大切なポイントを書き留めることが出来なかったということになってしまいます。
最初は何をメモすれば良いか分からず不要なこともメモしてしまいますが、慣れてくればおのずとメモするポイントも掴めてくるはずですよ!
仕事する上で新人もベテランもメモが大切です!
新人の時はとにかく何でもメモしていた人も、年次を重ね知っていることが増えてくるとメモをとらなくなってしまう方がいます。ベテランになってもメモを取ることはとても大切です。
ベテランになればなるほど、人やモノを管理しなければならない立場になります。また担当する仕事の責任も重くなるでしょう。管理している人やモノの情報全てを頭の中に蓄積をしていくと、覚えておかなければならない情報が増え複雑な情報の処理ができなくなってしまうこともあります。
覚えておかなければならない事をメモに落とし込み、頭の中の”考える”、”情報を処理する”スペースの確保をすることをおすすめします!
頭の中ではなく、メモに情報を集約することで仕事の精度やスピードが自然と上がるかもしれませんよ。
まとめ
同じことを何度も質問していませんか?メモの重要性をお伝えします!
メモを上手に書きとり、その情報を活用することができれば、自然と作業効率が向上し、仕事を覚えるのが早くなります。
メモを取る重要性は下記の通り。
- 教えてもらったことを忘れないようにする
- 考えていることを整理する
- やるべきことの整理・整頓ができる
- 相手の信頼を得ることができる
メモを取る重要性をしっかり理解した上で、ポイントを押さえて書き留めることが大切です。最初は上手にメモを活用できないこともあるかもしれませんが、メモを取る習慣を身に着けるとおのずと上手にメモを取ることができるようになりますよ。
メモを活用できるようになると必要な情報の取捨選択ができるようになり、作業効率がグッとあがるでしょう。