どうしてマニュアルは大切なのですか？

多くの職場ではマニュアルを導入し、新しい業務の伝達や、新人スタッフの育成に活用しています。

しかし業務を伝える側も教えてもらう側も、いまいちマニュアルの重要性を理解できていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
マニュアルは仕事をするうえでとても大切です。実は上手に活用すれば様々な効果を生むツールでもあります。

今回はマニュアルの重要性と、上手に活用することによって生まれるメリットについてご紹介します。

マニュアルの重要性

マニュアルは単に初めて作業する人に対し作業手順を知らせるツールだけではありません。マニュアルを作成・活用することで得られるメリットがたくさんあります。

まずはなぜマニュアルが大切なのか、その理由をお伝えします。

マニュアルを活用することで作業する1人ひとりのムダやムラをなくすことができます。その結果、業務が早く完了します。また1人あたりにかかる作業の時間も統一化されやすくなります。そのため会社としても、どの業務にどれくらい時間がかかるのかを把握することができ、作業全体の所要時間を知ることができます。

マニュアルは作業見本です。マニュアル通りに業務を遂行すれば、作業のやり忘れやミスを1人でも防ぐことができます。結果としてイレギュラーが生じない限りミスをすることが少なくなります。

人の手によって作業が遂行されると、おのずと作業の完成度にムラが生じます。マニュアルに作業手順を落とし込むことにより、業務を標準化するだけではなく、個人が保有しているノウハウや情報を他の作業者と共有することもできます。

新しい業務を覚える時、どうしてもその業務を教えてくれる人（指導者）の時間が必要となります。マニュアルを作成することで教育に費やす時間や労力を削減できる可能性があります。
またマニュアルを使うことで、指導者によって伝える内容や技術にムラが生じるのを防ぐ効果がみられることもあります。

（出典：株式会社日本能率協会コンサルティング「仕事の見える化（マニュアル化）」）

職場によっては業務マニュアルが十分に整備されていなかったり、せっかく作成されていたとしても最新に更新されていないケースが散見されます。
マニュアルを上手に活用するためには、マニュアルを作成する人と使用する人がその重要性を認識することが重要です。

マニュアルを上手に活用するための作成ポイントは下記の3つ。

見やすい・探しやすい・理解しやすいを意識する
マニュアルを使用する多くの対象者は、その業務に初めて関わるという人である、ということを意識することが大切です。その業務に対して初めて関わる人の観点を持ちながら見やすく・調べたいことを探しやすく・理解しやすいマニュアルを作成することが大切です。「マニュアルを見ればわかる！」と思ってもらえることで、活用してもらえます。
例外がある作業の記載
例外的な対応や処理の手順が記載されていなければ、業務中に手が止まってしまいます。比較的多く発生し得る例外処理や業務については、補足として付け加えておくと良いでしょう。
「コツ」の記載
マニュアルには業務の手順だけはなく、効率的にミスなく業務を遂行するための「コツ」を記載することがポイント。手順を記載しつつも要点を確認するだけで概要が掴めるようなマニュアルは短時間で業務の全容を把握することができます。

このようにマニュアル作成時には、実際に活用するイメージを持ちながら作成することが大切です。そうすることにより、使いやすいマニュアルが出来上がります。マニュアルの作成者は、経験問わずどんな人でも理解できるマニュアルの作成を意識するよう心掛けてみてくださいね。

製造業は、比較的同じ作業を繰り返すことが多い業界です。また製品の品質を統一するため、必要な作業を細かくマニュアル化しています。そのため製造派遣の職場では、製造業未経験の方でも始めていただけるお仕事がたくさんあります。

当社が紹介する職場のほとんどは、初日から業務を始めることは少なく、最初は先輩社員と一緒にどんな業務をするのかを見学するところからスタートします。ご自身で作業をする際はマニュアルに通り作業を進めていくことができるので、製造業の知識や経験がなくても安心してお仕事を始めることができますよ。

どうしてマニュアルは大切なのですか？

マニュアルを上手に活用することにより、得られるメリットは下記の通り。

このようにただ作業の手順を示すだけではなく、様々な効果が得られるメリットがあります。このようなメリットを生み出すためには、しっかりとしたマニュアルの作成が求められます。

マニュアルを上手に活用するための作成ポイントは下記の3つ。

この3つのポイントを押さえつつ、しっかりとマニュアルの重要性を理解しながら業務を伝えることにより、本来マニュアルが持つメリットが発揮されます。
業務に関わる人それぞれがしっかりとマニュアルの重要性を理解してお仕事に取り組むと、グッと作業の質やスピードが改善されますよ。

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